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秒速时时彩开奖走势:堅持數字化戰略引領 億幅成果促跨越發展

——云南省檔案館檔案數字化工作創新發展紀實

作者:楊健生 連 超

來源:中國檔案報

2019-05-14 星期二

秒速时时彩规律大全 www.dmemq.icu ????今年3月,云南省檔案館數字化檔案累計突破1億畫幅,館藏文書檔案數字化率達83%,其中新中國成立后文書檔案數字化已進入清理掃尾階段,新中國成立前檔案明年全面完成數字化已然在望。館藏檔案機讀目錄已超過1100萬條,實現省級機關電子文件歸檔系統全覆蓋,數字檔案與紙質檔案同步接收進館。

????經過10年努力,云南省檔案館已經擁有的規模龐大的數字檔案資源,引領檔案“收、管、存、用”各項業務全面提質增效,檔案?;び肟⑵臚凡⒔?,進入精細、科學、高效的檔案管理新階段。10年來,云南省檔案部門在檔案數字化道路上砥礪奮進,取得可喜成績,予人回味與借鑒。

擔當責任 突破制約謀發展

????云南地處西部邊疆,經濟社會發展滯后,人才短缺,技術薄弱。為此,省檔案局積極爭取,不斷突破制約,全力推進檔案數字化工作。

????數字化是檔案事業發展的戰略方向,省檔案局深知沒有投入事業就難以發展。2009年,經積極爭取,云南省政府批準總投資達9000余萬元的省館數字檔案館規劃建設。為確保規劃落實,省檔案局館高度重視項目預算編制工作,每年六七月,省檔案局主要領導即牽頭謀劃來年項目,組織精干團隊精細編制預算。由于工作扎實,在評審中獲得較高評價,省財政部門多次予以增加預算獎勵。省檔案局的努力還得到國家檔案局的肯定,在國家重點檔案搶救?;?、國家重點檔案?;び肟⒌認钅糠矯娓櫨辛χС?。目前,省檔案館已累計投入數字檔案館建設經費近7000萬元,超過之前50年業務經費總和,其中投入檔案數字化加工及機讀目錄制作經費4000余萬元。省檔案館還充分發揮示范效應,帶動全省各級國家綜合檔案館累計投入檔案數字化經費超過1.5億元,檔案數字化總量已超過4億畫幅。

????省檔案館珍惜機遇,每年檔案數字化量都超過1000萬畫幅,雖工作壓力巨大,但從未考慮過減緩步伐,因為發展機遇稍縱即逝,只有擔當盡責,努力往前拼,才能不斷推動檔案事業實現跨越式發展。省館檔案數字化工作先后更換3名負責人,輪換近30名監管人員,但無論人員如何變換,除法定節假日外,管理部門及外包公司都始終堅持每周工作6天,每個工作日都有100余人開工10小時以上,確保檔案數字化工作快速推進。

????高質高效安全推進檔案數字化,關鍵在于人才支撐。省檔案局安排具有項目管理經驗的人員負責檔案數字化工作,逐步招錄、遴選計算機專業人員并安排到專業機構進行為期1個月以上的技術強化培訓。持續組織工作人員開展業務學習,著力構建具有較強檔案業務能力、熟悉計算機技術、懂管理的檔案數字化人才隊伍體系。為確保檔案數字化工作的科學性,又組織具有甲級咨詢資質的機構編制《云南省檔案館數字檔案館建設可行性研究報告》,對檔案數字化工作進行全面深入研究,奠定堅實基礎。配合檔案數字化進程,省檔案館積極開展檔案科研,自2012年以來,每年都有科研課題獲得國家檔案局檔案科技立項及優秀檔案科技成果獎勵。其中,“紙質檔案數字化驗收標準體系研究”“民國檔案文件級目錄制作方法研究”“數字檔案館多平臺檔案數據同步管理研究”等項目紛紛獲獎,檔案數字化工作科學水平不斷提高。

創新理念 扎牢基礎引領發展

????省檔案館在啟動檔案數字化工作伊始,即以需求為導向,提出一系列基本理念,為工作平穩進行奠定了堅實基礎。

????所謂“需求導向”不能片面理解為以檔案查閱利用需要為導向,而是全方位考慮檔案“收、管、存、用”等需要。省檔案館認為,檔案數字化既要滿足方便快捷的查閱利用需要,又要滿足檔案?;ぜ暗蛋肝幕房⒌雀咂分視τ瞇枰?;既要考慮“實際使用”,還要考慮檔案備份的需要;既要考慮數字檔案應用的技術要求及節約成本的需要,也要科學把握IT技術迭代及成本變化的規律?;謖廡┤鮮?,省檔案館突破當時的標準和普遍做法,確定以“300DPI、24位全彩色、TIFF格式”的標準進行掃描,制作1套無損壓縮數據用于保存,并壓縮制作1套PDF數據用于日常查閱的標準和技術路線,為高效率開展檔案數字化工作奠定了堅實基礎。經過10年來的實踐檢驗,其實用性及合理性愈發凸顯。

????在檔案數字化過程中,省檔案館認為不能將“利用率高的檔案優先數字化”僵化理解為“按利用率或預測利用需要對檔案數字化工作進行排序”,甚至主觀篩選哪些檔案應該或者不應該數字化。通過評估檔案利用需求指導檔案數字化工作的做法不僅難以取得預期效果,還容易造成管理工作混亂。調研發現,檔案館的一些全宗查閱相對較多,主要是因為這些全宗的形成部門均為處理本地區全局性或綜合性事務的部門,準確地講,這些全宗不應稱為“利用率高的全宗”,而應稱為“重要部門全宗”。因此,省檔案館確定了“重要部門全宗優先,按全宗整體推進,不主觀篩選檔案,逐步覆蓋全部館藏”的檔案數字化推進策略?;贗?0年來省檔案館檔案數字化成果的應用效果,這種看似笨拙的愚公移山式的策略最符合利用需要。

????同時,省檔案館積極發揮數字化引領作用,不斷提高檔案精細化、科學化管理水平。省檔案館將檔案數字化與文件級機讀目錄制作工作配合推進,確保有數字檔案必有文件級機讀目錄,民國檔案也不例外;有序開展數字化檔案開放鑒定,推動檔案管理利用精準到件、頁;投資建設3000余平方米的重要檔案及電子檔案備份庫,已組織全省90個檔案館前來集中備份,增強數字檔案長期保存能力;有序實施已數字化檔案的封存工作,已封存近30萬卷檔案,做到庫房規范、裝具整齊、固化架位,有效減少保管過程中對檔案原件的損害,杜絕利用過程中丟失、損毀檔案現象的發生;同步記錄檔案破損信息及照片、郵票等特色檔案信息,為精準開展檔案?;すぷ韉於ɑ?;引進先進設備及技術,建設近1000平方米的檔案修復中心,與數字化工作配合,共同推動檔案?;すぷ饗執?。

精益求精 嚴實管理確保質量與安全

????安全保密是檔案數字化工作的根本要求,高質量是檔案數字化工作的堅實基礎,數量豐富是檔案數字化工作的基本目標,省檔案館采取一系列措施,確保安全、質量、進度相互協調、互為支撐。

????自檔案數字化工作開展以來,省檔案館不斷建立和完善人防、技防措施,強化安全管理,先后制定近20個管理制度及工作規范,不斷完善安全管理的各種技術措施。為確保絕對安全,省檔案館在承擔檔案數字化項目的外包服務公司建立了安全管理人員架構和責任體系,利用監管日志、存儲載體登記冊等監管工具加強安全管理,還特別配備了由監管人員直接管理的檔案周轉庫房,每天嚴格清點并登記檔案使用情況,嚴格管理移動存儲載體,做到登記領用、當天歸還,并在外包服務公司完成項目任務離場時,嚴格清點及移交所有存儲載體。為防止安全管理流于形式,確保外包服務公司嚴格落實制度,省檔案館還采取現場管理人員每天巡查抽檢、部門負責人不定期突擊檢查的兩級督查措施,對照監管記錄核查現場情況,確保各項安全管理工作正常運轉,將制度要求轉化為日常行為管理規范。

????如果檔案數字化工作各個環節不協調,檔案安全工作風險就會更大、隱患就會更多,為此,省檔案館采取了“檔案高頻次、小批量調用入場,限制場內庫存,限時出場歸還,限時質量驗收,限時移交數據”“小步快走、銜接有序”的進度管理策略,高質量推進檔案數字化工作。監管人員還建立了工作進度管理表,聚焦關鍵環節進行跟蹤監督。省檔案館數字化管理部門通過日報、周報、月報等隨時掌控進度,每月向領導報送檔案數字化工作動態表,一旦發現進度異常,立即采取針對性措施進行調整,確保工作進度。

????同時,省檔案館堅持將質量驗收作為檔案數字化工作的核心環節,嚴把質量關。工作伊始,省檔案館就建立了專家庫,以1萬卷左右檔案為1個批次,組織專家按20%比例進行抽檢,對數字化成果進行質量驗收,以此為基礎的“紙質檔案數字化驗收標準體系研究”課題成果獲得了國家檔案局優秀科技成果二等獎。經4年左右應用,雖然質量驗收合格率一直保持99%以上的較高水平,但隨著數字化成果規模不斷擴大,質量問題不斷暴露,雖然比例極低,但絕對數量卻不容忽視。省檔案館全面檢討問題,勇于承認驗收方法的不足,大膽創新,以“無限接近零錯誤”為目標,實施了“與數字化加工進度同步開展100%質量驗收,并使用軟件進行技術檢測”“不計算合格率,確保發現錯誤全部修正作為合格標準”的質量驗收方法。為最大限度地保證檔案數字化工作的質量,省檔案館還引入了第三方服務公司實施質量驗收,監管人員以50卷檔案為一個批次,對完成質量驗收的數字化成果按比例復查。新的質量驗收方法取得了立竿見影的效果,有效解決了檔案數字化質量管理難題。

高效服務 縱深拓展促跨越

????省檔案館堅持“每個全宗數字化完成之日,就是成果投入應用之時”的理念,不斷推動檔案數字化工作向縱深發展。

????依托數字化檔案,省檔案館查閱利用量不斷增長,數分鐘內提供檔案利用的事例屢見不鮮。僅2018年12月,省檔案館就為近2000名利用者出具了檔案證明,還為近300人次利用者提供近萬件數字化檔案的查閱服務,尤其是12月17日,省檔案館創下單日為110名利用者出具檔案證明的記錄,每次查詢平均用時3.8分鐘。許多利用者還專程前往省檔案館,通過電子查閱的方式一睹先輩遺墨,傳承家風文化,此類做法成了檔案利用新風尚。方便快捷的檔案利用服務讓社會各界對檔案工作形成了新認識,也對檔案數字化工作提出了更高要求。很多機關單位專門致函要求拷貝數字檔案,僅2018年,省檔案館就向省委辦公廳、西南聯大博物館等提供數萬件數字檔案。2019年,云南省委辦公廳提出要加快推進數字檔案館建設,要求省檔案館年內完成館藏新中國成立后文書檔案數字化工作。

????省檔案館數字檔案資源全面覆蓋云南百年歷史,為檔案開發和合作提供了有力支撐。近年來,省檔案館依托優質數字檔案資源,每年編輯4期《檔案信息參閱》,開發5種以上檔案文化產品,并具備1周完成1個人物年譜、2周完成1本專題檔案匯編的能力。隨著檔案開發能力大幅提高,2018年,省檔案局申報的“南僑機工檔案”成功入選《世界記憶亞太地區名錄》。省檔案館每年還為數十個國家級和省級科研課題、數十個單位編史修志、上百名專家學者等提供豐富的檔案資料,為中央電視臺、云南電視臺等數十個單位舉辦展覽、制作電視片提供翔實的檔案素材。2018年,省檔案館又與云南師范大學、云南民族大學等簽訂了戰略合作協議。

????檔案文化產品開發和檔案合作的廣度與深度不斷拓展,對檔案數字化工作產生新的期待,成為檔案數字化工作的新動力。省檔案館不斷探索和創新檔案數字化工作,先后建設了復轉軍人數據庫、滇軍陣亡將士名錄等10余個專題數據庫。2018年,省檔案館啟動了館藏婚姻檔案數據庫建設,力求建成匯聚各級檔案館婚姻檔案的專題數字檔案資源庫。2019年,省檔案館又啟動了規模更加龐大的民國檔案人名數據庫建設,探索構建新型數字檔案查閱利用平臺,為檔案大數據應用奠定基礎。

????回顧過去,實為指引未來。省檔案館檔案數字化雖成效顯著,但技術層次還不高,還未開始人工智能及大數據的應用。面對新時代新發展新需要,省檔案館將繼續發揚努力奮進、扎實工作的作風,不斷深化和創新檔案數字化建設,推動云南檔案事業高質量跨越發展。

????原載于《中國檔案報》2019年5月13日 總第3372期 第一版

 
 
責任編輯:羅京
 
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